Cara Memilih Layanan Penyimpanan Awan Terbaik untuk Bisnis Anda!

Selama bertahun-tahun di Jepang, metode yang menggunakan berkas ZIP yang dilindungi kata sandi telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima berkas untuk keperluan bisnis. Dalam metode ini, berkas ZIP yang dienkripsi dikirim sebagai lampiran email, sedangkan kata sandinya dikirim melalui email terpisah. Namun, metode ini kini dianggap berisiko tinggi terhadap keamanan, dan berbagi berkas melalui layanan penyimpanan awan kini semakin menjadi standar.

Namun, ada banyak layanan penyimpanan cloud yang berbeda, dan mungkin sulit untuk memilih yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai paket, biaya, fungsi, dan langkah-langkah keamanan penyimpanan cloud untuk perusahaan, serta tips tentang cara memilih layanan yang tepat untuk perusahaan Anda.

Pertama, mari kita lihat tiga poin utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih layanan penyimpanan awan: jenis penagihan, kemudahan penggunaan, dan langkah-langkah keamanan.

Jenis penagihan

Meskipun kemudahan penggunaan layanan penting, biaya implementasi sering kali menjadi perhatian utama bagi bisnis. Bagian ini menjelaskan kelebihan dan kekurangan jenis penagihan umum untuk layanan penyimpanan awan.

Penagihan berdasarkan jumlah pengguna

Dalam struktur biaya ini, terdapat biaya untuk setiap pengguna individu.

Keuntungan

• Biaya lebih rendah jika jumlah pengguna sedikit

Kekurangan

• Biaya lebih tinggi jika jumlah pengguna banyak atau bertambah di masa depan
• Ruang penyimpanan berlebih untuk jumlah pengguna yang besar
• Manajemen yang lebih rumit
• Pekerjaan tambahan saat mengganti karyawan (mengubah ID, kata sandi, dll.)

Penagihan berdasarkan kapasitas penyimpanan

Dalam struktur biaya jenis ini, biayanya didasarkan pada kapasitas penyimpanan yang diinginkan. Biasanya tersedia berbagai paket, dan opsi ‘pengguna tak terbatas’ merupakan pilihan yang populer.

Keuntungan

• Efisiensi kerja akan meningkat karena tidak perlu membatasi jumlah akun
• Akun tak terbatas untuk karyawan dan pihak eksternal seperti mitra bisnis
• Biaya per pengguna lebih rendah seiring bertambahnya jumlah pengguna
• Penggunaan ruang penyimpanan yang lebih efisien
• Pengelolaan akun yang mudah saat menambahkan atau menghapus pengguna

Kekurangan

• Ruang penyimpanan per pengguna berkurang seiring bertambahnya jumlah pengguna jika kapasitas penyimpanan tidak dapat diubah.
• Biaya per pengguna lebih tinggi daripada jenis layanan ‘penagihan per pengguna’ jika hanya ada satu atau beberapa pengguna.

Kemudahan penggunaan

Kemudahan penggunaan juga penting saat memilih layanan penyimpanan awan. Jika alat efisiensi bisnis Anda sulit digunakan, Anda bisa dengan mudah kehilangan peluang bisnis. Pertimbangkan dua pertanyaan berikut:

1. Apakah kita harus mempelajari sistem baru?

Karyawan akan lebih nyaman dan efisien menggunakan sistem yang sudah mereka kenal. Jika mereka harus mempelajari cara mengoperasikan sistem yang benar-benar baru untuk menggunakan layanan penyimpanan cloud, hal itu akan memakan waktu dan mengurangi produktivitas. Anda juga harus membuat panduan dan mengadakan pelatihan, yang akan membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya.

2. Apakah kita dapat dengan mudah berbagi file dan folder?

Sangat penting untuk memastikan bahwa Anda dapat berbagi data dalam format yang umum digunakan (Word, Excel, PowerPoint, dll.) dan file berukuran besar tanpa masalah. Masalah kunci lainnya adalah kemampuan untuk berbagi file dengan pengguna di luar perusahaan Anda dan melalui perangkat seluler seperti smartphone.

Tindakan keamanan

Tindakan keamanan mungkin merupakan faktor terpenting saat memilih layanan penyimpanan cloud. Jika langkah-langkah tersebut tidak memadai dan data atau sistem Anda terancam, Anda dapat kehilangan kepercayaan dan keyakinan pelanggan serta mitra bisnis, yang semuanya dapat menyebabkan kerugian dan penurunan kinerja bisnis. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih layanan penyimpanan cloud:

2FA

2FA adalah singkatan dari “Two-Factor Authentication” (Otentikasi Dua Faktor). Langkah pertama yang umum dilakukan adalah mengotentikasi pengguna dengan identitas pengguna dan kata sandi. Jika hal tersebut terkonfirmasi, faktor kedua digunakan untuk mengautentikasi pengguna lebih lanjut. Secara umum, 2FA didasarkan pada dua dari tiga elemen berikut: sesuatu yang hanya diketahui oleh pengguna (PIN, kata sandi, dll.), sesuatu yang hanya dimiliki oleh pengguna (kartu ATM, smartphone, token fisik, dll.), atau karakteristik unik pengguna (wajah, sidik jari, dll.).

Pembatasan akses

Dari sudut pandang keamanan, semakin ketat pembatasan akses pada folder dan file bersama, semakin aman Anda. Namun, hal ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan bagi pengguna. Keseimbangan antara keamanan dan kenyamanan dapat dicapai dengan mengatur izin pengguna secara terperinci untuk mengakses folder/file bersama atau dengan membatasi akses berdasarkan perangkat.

Pemantauan log dan kontrol versi

Pemantauan log memungkinkan administrator melihat aktivitas akun setiap pengguna, seperti riwayat penghapusan, unggahan, dan login. Anda juga sebaiknya memeriksa sejauh mana kontrol versi file tersedia.

Apa yang dapat dilakukan Cloudmatika FileBox?

Cloudmatika FileBox adalah layanan penyimpanan awan baru yang menciptakan gaya kerja baru yang memungkinkan pengguna terhubung dengan siapa saja, di mana saja, kapan saja. Dengan jumlah pengguna tak terbatas, Anda dapat berbagi, mengedit, dan menyinkronkan file di perangkat apa pun.

1. Jumlah pengguna tak terbatas

Sementara sebagian besar perusahaan lain menerapkan sistem satu pengguna satu lisensi, Paket Bisnis Cloudmatika yang ekonomis tersedia mulai dari hanya Rp 1,2 juta per bulan, tanpa memandang jumlah pengguna. Selain itu, paket ini dilengkapi dengan kapasitas 1 TB yang besar.

Misalnya, dengan 100 pengguna, biayanya sekitar Rp. 12.000 per pengguna per bulan. Jika kapasitas yang dialokasikan per pengguna sedikit lebih kecil dapat diterima, untuk 1.000 pengguna, biayanya hanya 10 JPY per pengguna per bulan. Semua paket korporat tidak memiliki batasan jumlah pengguna dan memberikan fleksibilitas saat menghadapi peningkatan mendadak jumlah staf tanpa biaya tambahan.

2. Tambahkan, edit, dan bagikan file dengan sistem yang familiar

Cloudmatika FileBox adalah layanan penyimpanan awan tipe server file. Anda dapat menikmati semua manfaat awan dengan struktur folder dan sistem operasi yang familiar. Menambahkan, mengedit, dan menyinkronkan file hampir sama dengan menggunakan Explorer di komputer desktop. Tanpa batasan ukuran file, Anda tidak perlu menghadapi pesan kesalahan umum penyimpanan awan: “File impor terlalu besar untuk diunggah.”

3. Pemulihan file dan kontrol versi yang aman dan mudah

Meskipun ada banyak solusi penyimpanan awan berkapasitas besar dan berbiaya rendah, keamanan file dan data terpenting Anda harus menjadi prioritas utama! Dengan Cloudmatika FileBox, Anda dapat dengan mudah berbagi file dengan pengguna eksternal atau anggota tim hanya dengan beberapa klik. Tautan web untuk berbagi dapat diatur dengan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa, memastikan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Anda juga dapat membuat folder bersama untuk proyek kolaboratif dan mengontrol izin akses folder untuk setiap pengguna.

Mengapa memilih Cloudmatika?

Layanan cloud Cloudmatika telah digunakan oleh pelanggan di seluruh Jepang selama lebih dari 20 tahun.

1. Lokasi ideal untuk pusat data layanan cloud

Karena pusat data Cloudmatika berlokasi di Prefektur Nagano di Jepang Tengah, data dapat diakses dengan kecepatan jauh lebih tinggi dibandingkan dengan layanan yang mengandalkan pusat data di luar negeri. Selain itu, Prefektur Nagano jauh dari kawasan metropolitan Tokyo dan relatif tahan terhadap bencana, sehingga sangat efektif untuk BCP.

2. Dukungan pelanggan yang unggul

Seluruh staf pusat layanan pelanggan Cloudmatika adalah operator internal yang berdedikasi dan siap membantu Anda menyelesaikan masalah dengan keahlian dan pengalaman yang luas. Kami dapat dihubungi tidak hanya melalui telepon, tetapi juga melalui email dan obrolan, sehingga Anda dapat yakin bahwa kami akan selalu siap membantu saat Anda membutuhkannya.

Jika Anda tertarik dengan Cloudmatika FileBox, silakan hubungi kami. Kami bahkan dengan senang hati akan mengatur uji coba gratis untuk Anda!