Pasca-PPAP: Berbagi File yang Efektif dan Aman dengan Cloud Storage

Dalam seri blog tahun 2021, kami membahas PPAP, sebuah metode berbagi file yang umum digunakan di perusahaan dan organisasi Jepang, beserta kelemahannya. Sekitar setahun kemudian, seiring PPAP semakin dianggap sebagai langkah keamanan yang tidak memadai, Cloud Storage kini menjadi pilihan populer untuk menggantikannya.

Dalam blog pertama kami tahun ini, kami akan meninjau kembali PPAP, menganalisis perkembangan dan masalah terkini, serta menjelaskan mengapa Cloud Storage dapat menjadi alternatif terbaik.

Perkembangan Terkini seputar PPAP

Meskipun masalah dengan PPAP telah diketahui sejak lama, terdapat perkembangan signifikan yang lebih baru dalam setahun terakhir. Salah satu yang paling penting adalah perubahan kebijakan oleh lembaga pemerintah Jepang.

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Olahraga, Sains, dan Teknologi (MEXT) kini “Pasca-PPAP”

Pada 1 Desember 2021, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Olahraga, Sains, dan Teknologi (MEXT) mengumumkan pengenalan sistem yang akan secara otomatis menyimpan dan mengunduh file terlampir ke sistem Cloud Storage, alih-alih melampirkannya ke email, mulai 4 Januari 2022.

Salah satu alasan yang diberikan untuk perubahan ini adalah “bahwa mengingat kasus-kasus terbaru di mana malware, seperti Emotet, mampu melewati pemeriksaan keamanan melalui file ZIP terlampir yang dilindungi kata sandi, yang menimbulkan kekhawatiran dari perspektif keamanan, [MEXT] memperkenalkan langkah ini untuk memperkuat keamanan.”

Meskipun Kantor Kabinet dan Sekretariat Kabinet Jepang telah menghapuskan PPAP pada November 2020, perubahan kebijakan keamanan pemerintah ini diperkirakan akan berdampak pada sektor swasta juga.

Jenis-jenis serangan malware baru semakin meningkat

Ketika MEXT mengumumkan penghentian PPAP, serangan malware disebut sebagai salah satu alasannya. Secara khusus, kementerian tersebut menyebut “Emotet,” serangan siber yang pertama kali terdeteksi pada 2014 dan menjadi penyebab serangkaian infeksi sejak 2019.

Menurut laporan Pusat Koordinasi JPECRT yang dirilis pada Februari 2020, setidaknya 3.200 organisasi di Jepang telah terinfeksi Emotet, termasuk Universitas Metropolitan Tokyo (18.843 alamat email bocor), NTT West (1.343 alamat email, termasuk alamat email pelanggan, bocor), dan Kansai Electric Power (3.418 alamat email, termasuk pihak eksternal, bocor), serta perusahaan besar lainnya yang seharusnya menerapkan langkah-langkah keamanan yang lebih ketat.

Meskipun aktivitas Emotet tampaknya mereda setelah Februari 2020, terdapat aktivitas baru pada Juli 2020, dan pada November 2021, Badan Promosi Teknologi Informasi Jepang (IPA) mengumumkan adanya indikasi bahwa serangan Emotet telah berlanjut.

Karakteristik Emotet

Emotet, yang bahkan memaksa MEXT untuk mengubah kebijakannya, ditandai dengan tingkat penularan dan penyebarannya yang tinggi. Sulit dideteksi, Emotet menyamar dengan cerdik dalam berkas Word atau Excel yang mengandung makro untuk mengunduh malware. Ketika korban membuka berkas dan mengklik tombol “Aktifkan Pengeditan” atau “Aktifkan Konten”, makro tersebut terpicu, dan alamat email serta isinya dicuri.

Bahaya ini sulit dideteksi karena file yang terinfeksi sering menggunakan nama yang umum di dunia bisnis, seperti “Informasi Rapat.” Setelah masuk ke sistem, infeksi dapat dengan cepat menyebar ke komputer lain di perusahaan atau mitra bisnis, sehingga kerusakan pun semakin meluas.

Signifikansi PPAP

Kekhawatiran utama MEXT adalah bahwa metode PPAP (Pengiriman Lampiran ZIP yang Dilindungi Kata Sandi) tidak cukup untuk mendeteksi dan menghentikan infeksi malware. Pada bagian berikut, mari kita tinjau potensi masalah dengan PPAP.

Kelemahan serius PPAP

Seperti yang ditekankan dalam posting blog sebelumnya, salah satu masalahnya adalah bahwa meskipun file ZIP yang dilindungi dan kata sandinya dikirim dalam email terpisah, jika pihak ketiga dapat mengakses salah satunya, kemungkinan besar mereka akan dapat memperoleh keduanya. Penelitian telah membuktikan bahwa penyerang dapat dengan mudah menembus keamanan PPAP dengan cara ini.

Selain itu, jika pihak ketiga memperoleh berkas ZIP yang dilindungi tetapi tidak memiliki kata sandi, PPAP didasarkan pada asumsi bahwa berkas ZIP tersebut tetap aman. Namun, apakah benar demikian? Kata sandi dapat rentan terhadap seseorang yang memiliki keterampilan yang tepat dan komputer yang kuat serta berkecepatan tinggi.

Digital Arts Ltd., sebuah perusahaan keamanan informasi, melakukan analisis keamanan kata sandi menggunakan komputer yang tersedia untuk umum dan alat pemulihan kata sandi sumber terbuka. Dengan melakukan pencarian sekitar satu miliar kali per detik, mereka menemukan bahwa, secara mengejutkan, kombinasi 6 digit huruf besar dan kecil dapat dipecahkan dalam waktu kurang dari satu detik.

Peningkatan menjadi delapan digit hanya membutuhkan waktu 20 detik. Menambahkan angka ke huruf menghasilkan kata sandi yang membutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk dipecahkan: maksimal sekitar dua hari.

Atau yang lebih mengkhawatirkan lagi adalah bahwa sekelompok peretas khusus dapat meningkatkan kecepatan komputasi dan pemrosesan hingga ratusan atau ribuan kali lipat dengan menggunakan beberapa komputer dan GPU berkinerja tinggi secara bersamaan.

Ini berarti bahwa tidak hanya ada risiko infeksi malware dengan PPAP, tetapi juga kemungkinan besar bahwa isi file ZIP dapat dengan mudah dicuri.

Masalah lain yang teridentifikasi dengan PPAP termasuk fakta bahwa aplikasi terpisah diperlukan untuk membuka berkas ZIP di perangkat seluler, yang menjadi hambatan bagi penerapan kerja jarak jauh, serta banyak perusahaan yang secara otomatis mengompres berkas dan mengirimkan kata sandi, yang merupakan langkah keamanan yang buruk. Jelas, ada beberapa kekhawatiran serius terkait penggunaan PPAP, dan perusahaan sebaiknya mencari opsi yang lebih aman.

Cloud Storage sebagai alternatif yang aman

Untuk mencegah infeksi malware, kita semua perlu meningkatkan literasi digital, menghindari membuka lampiran yang tidak terverifikasi, dan menjaga perangkat lunak serta sistem keamanan tetap diperbarui. Namun, dalam kasus PPAP, mengingat risiko kata sandi yang bocor, perubahan mendasar diperlukan, dan PPAP harus segera dihapuskan.

Salah satu langkah termudah dan paling efektif yang dapat diterapkan perusahaan adalah beralih ke Cloud Storage, sesuatu yang telah dilakukan MEXT sebagai alternatif PPAP.

Cloudmatika FileBox: Mudah dan aman digunakan

Dengan layanan Cloud Storage kami, Cloudmatika FileBox, Anda dapat membuat tautan ke file yang ingin dibagikan, lalu menyampaikan tautan dan kata sandinya kepada pihak lain melalui berbagai media (misalnya, email untuk tautan dan alat obrolan untuk kata sandi), yang mengatasi salah satu risiko keamanan PPAP. Cloudmatika FileBox menggunakan enkripsi AES 256-bit, yang merupakan salah satu teknologi enkripsi terkuat saat ini. Otentikasi dua faktor juga tersedia.

Salah satu keuntungannya adalah tingkat keamanan yang sangat tinggi ini tidak memerlukan antarmuka khusus untuk instalasi. FileBox dapat langsung digunakan dalam format yang familiar dan nyaman dengan folder bersama yang dapat dikelola di Explorer untuk Windows dan Finder untuk Mac.

Sinkronisasi dan berbagi file secara instan melalui email atau perangkat seluler

Dengan Cloudmatika FileBox, Anda tidak memerlukan aplikasi khusus untuk bertukar file seperti halnya dengan PPAP. Anda dapat langsung menyinkronkan dan berbagi file untuk kerja jarak jauh dan komunikasi di lokasi.

Harga bulanan per unit sebesar Rp. 980.000, dengan kapasitas default 3TB, tetap sama baik untuk 100 maupun 1.000 pengguna, dan tidak ada biaya tambahan untuk penambahan akun.

Untuk merasakan fungsionalitas dan ketenangan pikiran dalam menggunakan Cloud Storage untuk berbagi file, silakan hubungi kami di bawah ini untuk uji coba gratis layanan Cloudmatika FileBox kami.

Artikel SebelumnyaMetode Cadangan yang Tepat Memberikan Ketenangan Pikiran di Masyarakat Digital yang Semakin Berkembang