Memahami Apa itu Kebijakan Bring Your Own Device (BYOD) pada Sebuah Perusahaan

Bring Your Own Device alias BYOD adalah kebijakan yang mulai diterapkan pada perusahaan masa kini. Kebijakan ini banyak diterapkan di perusahaan rintisan atau start-up yang baru berdiri dan masih memiliki infrastruktur yang cukup terbatas. Karyawan harus membawa perangkat pribadinya untuk menunjang pekerjaannya di kantor.

Kebijakan BYOD pasti menuai pro dan kontra dari karyawan apabila diterapkan dalam perusahaan. Ada karyawan yang setuju dengan BYOD karena tidak perlu beradaptasi dengan peralatan komputer di kantor. Di sisi lain, ada pula karyawan yang tidak setuju karena data pekerjaan yang tercampur dengan data pribadinya di dalam komputer.

Apakah Anda sudah mulai mempertimbangkan penerapan kebijakan BYOD di perusahaan? Cloudmatika akan mengulas lengkap tentang BYOD termasuk kelebihan, kekurangan, dan langkah penerapannya yang tepat. Langsung simak saja artikel ini agar Anda bisa menerapkan kebijakan ini dengan baik.
 

Pengertian BYOD (Bring Your Own Device)

Bring Your Own Device (BYOD) merupakan kebijakan yang memungkinkan karyawan untuk membawa perangkat pribadinya ke tempat kerja. Perangkat tersebut bisa berupa smartphone, laptop, atau tablet. Karyawan bisa menggunakan perangkat mereka sendiri untuk melakukan pekerjaan serta mengakses data dan aplikasi perusahaan.

Kebijakan ini mulai populer sejak tahun 2009. Pada saat itu, ada perusahaan komputer asal Amerika Serikat yang mulai menyadari kebiasaan karyawan untuk membawa perangkat pribadi ke tempat kerjanya. Di samping itu, penggunaan smartphone dan laptop pun mulai menjamur sehingga meningkatkan fleksibilitas dalam bekerja.

Perusahaan tersebutlah yang menjadi penggagas kebijakan Bring Your Own Device untuk pertama kalinya. Sejak masa itu, kebijakan ini mulai menyebar di beberapa perusahaan di seluruh negara, termasuk Indonesia.

Penerapan kebijakan BYOD tentunya tidak berjalan mulus sejak awal. Banyak perusahaan yang keberatan dengan kebijakan ini karena khawatir mengenai kebocoran data. Pada akhirnya, banyak perusahaan yang setuju dengan kebijakan ini. Mereka juga mulai meningkatkan sistem keamanan perangkat pribadi yang digunakan agar data yang tersimpan di dalamnya lebih aman.

Baca Juga: Memahami Apa itu Data Security: Pengertian dan Manfaatnya bagi Perusahaan Anda

Keuntungan BYOD bagi Perusahaan

Sistem BYOD memiliki kelebihan dan kekurangan yang bisa menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan. Mari kita mulai dengan membahas kelebihannya dahulu.

1. Waktu Adaptasi Lebih Singkat

Karyawan tidak perlu beradaptasi dengan perangkat yang tersedia di kantor karena sudah terbiasa menggunakan perangkat pribadinya. Mereka sudah memahami cara kerja, proses, dan fitur dalam suatu perangkat sehingga bisa menggunakannya dengan efisien. Keuntungan ini tentu akan membuat produktivitas kerja karyawan meningkat dan perusahaan bisa beroperasi dengan lancar.

2. Bisa Menghemat Biaya

Kebijakan BYOD tidak mengharuskan Anda untuk menyediakan komputer atau perangkat lainnya baik untuk karyawan baru maupun karyawan lama. Alhasil, penggunaan biaya lebih efisien dan Anda bisa mengalokasikan biayanya untuk hal lain yang lebih dibutuhkan. Anda cukup memberikan tunjangan penggunaan perangkat pribadi kepada karyawan sebagai alternatif fasilitasnya.

3. Penggunaan Fasilitas Terbaru

Beberapa karyawan memiliki fitur komputer atau software yang lebih update dan canggih dibandingkan perangkat yang tersedia di perusahaan. Fitur terbaru tentunya membuat pekerjaan lebih efektif dan cepat diselesaikan. Karyawan Anda bisa memanfaatkan fitur tersebut sehingga bisa memberikan hasil kerja yang lebih memuaskan untuk perusahaan.

Kekurangan BYOD bagi Perusahaan

Di balik keuntungan yang telah dijelaskan di atas, ada pula kekurangan BYOD yang patut dipertimbangkan oleh perusahaan. Apa saja kekurangannya?

1. Risiko Keamanan Lebih Tinggi

Tidak semua perangkat pribadi pengguna memiliki sistem keamanan yang mumpuni. Selain itu, masih ada pengguna yang awam dengan bahaya serangan siber dan cenderung mengeklik tautan yang mengarah ke website phishing. Kondisi ini tentu menjadi kekhawatiran utama bagi perusahaan karena ada hacker yang meretas perangkat pribadi dan mencuri data penting di dalamnya.

Baca Juga: Apa Itu Phising serta Ciri-ciri, Jenis, dan Tips Menghindarinya

Namun, Anda bisa mengantisipasi risiko ini dengan mengedukasi karyawan mengenai pentingnya keamanan siber. Selain itu, Anda bisa memasang Cloudmatika Mail Buster sehingga e-mail spam dan berisi tautan berbahaya langsung segera diblokir.

2. Dukungan IT Lebih Rumit

Potensi kebocoran data yang lebih tinggi tentu mengharuskan perusahaan untuk menyediakan dukungan IT. Sayangnya, dukungan IT yang diberikan lebih rumit karena digunakan pada perangkat yang berbeda.

3. Terbatasnya Penyimpanan Data Pribadi

Kekurangan ini lebih sering dirasakan oleh karyawan daripada perusahaan. Data perusahaan yang cukup besar tentu akan membutuhkan lebih banyak kapasitas penyimpanan. Alhasil, karyawan memiliki kapasitas peyimpanan data pribadi yang lebih terbatas karena masalah ini. Namun, Anda masih bisa mengatasinya dengan menggunakan FileBox dari Cloudmatika.

Baca Juga: Langkah serta Manfaat Mengelola Dokumen Kantor dengan Teknologi Cloud Storage

Cara Menerapkan Kebijakan BYOD dalam Perusahaan

Setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangannya, apakah Anda ingin menerapkan kebijakan ini di perusahaan? Ada empat langkah yang harus dilakukan dalam mengaplikasikan kebijakan BYOD di perusahaan Anda. Apa saja?

1. Mulai dengan Perencanaan

Penerapan kebijakan BYOD juga membutuhkan perencanaan yang matang. Anda harus memutuskan karyawan mana saja yang harus membawa perangkatnya sendiri ke kantor. Selain itu, Anda juga harus membuat beberapa peraturan terkait BYOD untuk menjaga keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Rencanakan juga dukungan IT agar perusahaan siap membantu karyawan jika perangkatnya mengalami masalah.

2. Memastikan Keamanan Data

Keamanan data tentu menjadi tantangan terbesar dalam kebijakan BYOD. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan agar setiap karyawan memiliki perangkat yang aman dan terhindar dari berbagai jenis serangan siber. Gunakan teknologi terbaru dan pasang software antivirus di perangkat karyawan Anda untuk mencegah potensi kehilangan data akibat malware atau phishing.

Baca Juga: Metode Backup yang Tepat untuk Menjaga Keamanan Data dalam Lingkungan Masyarakat Digital

3. Menyampaikan Kebijakan BYOD

Berikutnya, Anda perlu menyampaikan kebijakan BYOD kepada karyawan. Pastikan karyawan sudah memahami kebijakan yang telah disampaikan serta menerapkan peraturan mengenai kebijakan tersebut dalam perangkat yang mereka gunakan. Untuk karyawan baru, Anda bisa menghimbau mengenai kebijakan BYOD pada awal perjanjian kerja agar mereka siap sedia dan langsung membawa perangkatnya.

4. Menyediakan Dukungan (Support)

Terakhir namun tak kalah penting, Anda harus menjamin agar dukungan IT terus tersedia selama jam operasional perusahaan. Anda bisa merekrut karyawan untuk mengisi posisi IT support sehingga mereka bisa langsung turun tangan membantu jika terjadi masalah pada perangkat pribadi karyawan.

Kebijakan BYOD akan berjalan lancar apabila ditunjang dengan penggunaan software yang mumpuni. Salah satu software yang bermanfaat untuk kebijakan BYOD adalah FileBox, yaitu media penyimpanan berbasis cloud dengan unlimited user. Karyawan Anda bisa mengakses data di FileBox di perangkat yang berbeda sehingga tidak perlu mengirimkan data menggunakan e-mail atau aplikasi perpesanan. 

Mereka tidak harus menggunakan memori komputer pribadi untuk menyimpan data kantor karena FileBox dapat menghemat kapasitas local disc komputer. Proses instalasinya pun mudah dan Anda bisa mengakses FileBox melalui File Explorer sehingga tidak perlu membuka browser. Hubungi kami segera melalui WhatsApp untuk informasi lebih lanjut tentang FileBox. Buat kebijakan BYOD di perusahaan berjalan efisien hanya dengan layanan Cloudmatika!