Dokumen merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan. Dokumen menyimpan data-data krusial yang sangat berguna untuk berbagai kepentingan perusahaan seperti mengevaluasi kinerja, merapikan administrasi, menyusun strategi bisnis dan lain sebagainya. Maka dari itu, mengelola dokumen kantor perlu dilakukan dengan baik agar semua data dapat tersimpan dengan aman.
Salah satu teknologi yang saat ini banyak digunakan untuk menyimpan dokumen kantor adalah
cloud. Teknologi penyimpanan berbasis cloud dinilai lebih efektif untuk menyimpan dokumen. Banyak manfaat yang bisa dirasakan ketika menggunakan teknologi penyimpanan cloud ini, salah satunya adalah Anda tidak perlu menyediakan tempat khusus di kantor untuk menyimpan dokumen-dokumen yang dimiliki.
Ingin tahu lebih jauh mengenai manfaat menggunakan cloud untuk pengelolaan dokumen kantor? Simak informasinya berikut ini.
Mengapa pengelolaan dokumen yang efektif itu penting?
Mayoritas pekerjaan perkantoran atau organisasi melibatkan dokumen. Oleh karena itu, pengelolaan dokumen yang efektif menjadi sangat penting.
Misalnya saja, surat pembelian atau bukti pembayaran harus perusahaan kelola dengan baik agar tidak timbul kesalahpahaman antara pihak-pihak yang terlibat. Lalu, jika perusahaan baru membeli sebuah produk dan mendapatkan surat garansi, maka surat tersebut harus disimpan dengan baik dalam jangka waktu tertentu untuk menjaga-jaga jika sesuatu terjadi.
Dari sisi legal, mengelola dokumen-dokumen pribadi karyawan menjadi sangat penting. Dokumen-dokumen itu bisa saja dibutuhkan untuk keperluan pengurusan BPJS atau keperluan legal lainnya.
Dari sisi produktivitas, pengelolaan dokumen menjadi sangat penting. Jika seorang karyawan dapat menemukan dan mengakses dokumen yang dibutuhkan untuk pekerjaannya dengan cepat dan mudah, maka tingkat produktivitas karyawan dapat meningkat.
Bagaimana cara mengelola dokumen kantor dengan cloud secara efektif?
Teknologi penyimpanan berbasis cloud dapat memberikan kemudahan serta kepraktisan dalam mengelola dokumen kantor. Namun, di sisi lain, dokumen yang disimpan menggunakan cloud juga memiliki kekurangan seperti rentan dicuri, disalahgunakan, digandakan, atau bahkan diperjualbelikan.
Oleh sebab itu, Anda perlu mengetahui cara mengelola dokumen kantor menggunakancloud secara efektif berikut ini
1. Buatlah Kebijakan Internal Terkait Pengelolaan Dokumen
Terapkan SOP yang ketat terkait pengelolaan dokumen kantor agar semua data dapat terjaga dengan aman. Usahakan semua data penting dan bersifat sensitif disimpan dengan perlindungan ekstra seperti penambahanpassword atau kata sandi yang sulit ditebak.
Baca Juga:
Pahami 5 Prinsip Keamanan Jaringan yang Harus Dipatuhi
Bagi karyawan yang sudahresign, pastikan semua aksesnya terhadap dokumen perusahaan telah dihapus agar tidak disalahgunakan. Selain itu, Anda juga perlu menentukan dan membatasi siapa saja yang bisa mengakses dokumen-dokumen penting perusahaan.
2. Pastikan Kapasitas Penyimpanan Data Mencukupi dan Mumpuni
Hal yang sangat penting dalam menggunakan layanan penyimpanan berbasiscloud adalah kapasitas penyimpanannya. Supaya semua aktivitas penyimpanan data digital dapat berjalan dengan lancar, maka kapasitasnya perlu disesuaikan dengan kebutuhan.
Selain kapasitas, Anda juga perlu memperhitungkan kualitasnya. Penyimpanancloud yang mumpuni harus memiliki fitur-fitur tambahan seperti
disaster recovery, auto backup, serta aksesibilitas yang fleksibel.
3. Lakukan Uji Coba
Sebelum Anda menggunakan sebuah teknologi penyimpanancloud secara penuh, sebaiknya lakukan uji coba terlebih dahulu. Pengujian ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa sistem penyimpanan sudah berjalan dengan baik. Jika ada kekurangan atau kegagalan sistem, maka hal itu dapat dihindari sebelum semua dokumen dan data disimpan.
Untuk melakukan uji coba, Anda perlu menyerahkannya pada ahli IT yang mumpuni agar semua masalah terkait penyimpanan dokumen digital dapat teratasi. Selain itu, uji coba ini juga perlu dilakukan secara rutin agar semua data yang disimpan selalu dalam kondisi yang aman.
4. Lakukan Backup Data dengan Rutin
Backup data secara rutin sangat perlu dilakukan agar saat terjadi kerusakan atau kehilangan data, Anda masih memiliki cadangan nya. Kerusakan atau kehilangan data bisa terjadi kapan saja secara tiba-tiba. Bencana alam merupakan salah satu penyebab yang sangat rentan merusak atau menghilangkan data yang anda miliki.
Untuk mengoptimalkan data yang disimpan, Anda juga bisa menggunakan enkripsi sepertiArchival Resource Key (ARK), Digital Object Identifier (DOI), PURL, atau URL. Penerapan enkripsi dapat membuat data Anda menjadi private, sehingga lebih aman.
Baca Juga:
Kenali 4 Cara Membackup Data Dengan Benar Agar Data Anda Aman
Apa kelebihan menggunakan cloud untuk mengelola dokumen kantor Anda?
Berikut ini adalah beberapa manfaat atau kelebihan yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan sistem penyimpanancloud.
1. Meningkatkan Keamanan
Penyimpanancloud memungkinkan Anda untuk mengatur kendali siapa saja yang dapat mengakses dokumen yang disimpan. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui informasi terkait kapan, apa, dan oleh siapa dokumen tersebut diakses. Hal ini akan membuat dokumen yang disimpan lebih terkontrol, sehingga keamanannya pun meningkat.
2. Memudahkan Kolaborasi
Penggunaancloud untuk menyimpan dokumen juga akan membuat aktivitas kolaborasi antar tim menjadi lebih mudah dilakukan. Ini karena penyimpanan cloud memiliki aksesibilitas yang fleksibel, sehingga bisa diakses di mana dan kapan saja menggunakan berbagai device.
3. Memudahkan Pencarian Dokumen
Dokumen yang disimpan di dalamcloud menjadi lebih mudah dicari. Hal ini tentunya akan sangat membantu ketika Anda membutuhkan dokumen tertentu dengan segera. Jadi, waktu yang digunakan untuk mencari dokumen menjadi lebih efektif jika menggunakan penyimpanan cloud.
4. Memudahkan Backup Data
Anda dapat melakukanbackup data dengan mudah jika menggunakan cloud. Penyimpanan dokumen yang masih menggunakan kertas akan sangat memakan waktu dan tenaga ketika ingin di-backup. Ditambah lagi, dokumen yang disimpan menggunakan kertas lebih gampang rusak.
Baca Juga:
Berbagai Kelebihan Cloud Computing Dapat Anda Rasakan
5. Lebih Efisien dan Efektif
Proses pengelolaan dokumen menjadi lebih praktis dengan menggunakancloud karena semuanya bisa dilakukan melalui internet. Selain itu, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli lemari arsip tempat penyimpanan dokumen kertas. Anda hanya perlu menambah kapasitasnya secara online jika dirasa ruang penyimpanannya kurang.
Itulah dia beberapa manfaat dan kelebihan menggunakan layanan penyimpanan berbasiscloud. Semua manfaat yang telah dijelaskan di atas bisa Anda dapatkan dengan menggunakan layanan
FileBox dari Cloudmatika. FileBox merupakan cloud storage dan file sharing service yang akan memudahkan Anda untuk bekerja, berbagi, dan menyimpan lebih banyak dokumen dengan harga yang terjangkau.
FileBox dilengkapi dengan sistem keamanan yang dapat mencegah Anda dari ancamanransomware. Tidak hanya itu, FileBox juga dilengkapi fitur WebDAV yang bisa terhubung dengan berbagai device tambahan seperti printer dan scanner, sehingga proses dalam mengelola dokumen kantor makin dimudahkan
FileBox sendiri memiliki aplikasi untuk Android dan iOS; Anda dapat menemukannya dengan nama RushFiles di Play Store dan App Store. Mengelola dokumen kantor akan jadi jauh lebih mudah dengan aplikasimobile ini.
Hubungi Cloudmatika sekarang juga untuk pemesanan, dan rasakan mudahnya mengelola dokumen kantor menggunakan teknologi penyimpanan cloud.
English
Indonesia
