Langkah-Langkah BCP: Tujuan, Implementasi, dan Rekomendasi Layanan yang Cocok untuk Segala Tipe Bisnis

Langkah-Langkah BCP: Tujuan, Implementasi, dan Rekomendasi Layanan yang Cocok untuk Segala Tipe Bisnis

Rencana Keberlangsungan Bisnis (BCP) adalah komponen penting dari manajemen risiko perusahaan. BCP membantu perusahaan menghadapi situasi darurat seperti bencana alam, kebakaran, pandemi, krisis keamanan siber dan sebagainnya. Tujuan utama BCP adalah untuk memastikan bahwa bisnis dapat terus beroperasi atau pulih dengan cepat setelah terjadi gangguan.

Saat ini, semua perusahaan, termasuk usaha kecil dan menengah, harus memiliki BCP sebagai bagian dari manajemen risiko mereka. Mempersiapkan diri menghadapi bencana yang mungkin terjadi dalam waktu dekat adalah suatu keharusan.

Di sini, kami akan menjelaskan tujuan dari BCP (Business Continuity Plan/Rencana Keberlangsungan Bisnis) yang harus dirumuskan sebagai persiapan menghadapi keadaan darurat seperti bencana, poin-poin penting yang perlu diperhatikan saat menyusunnya, dan metode penyusunan konkret dengan mengambil contoh kasus.
 

Apa Itu BCP?

Business Continuity Plan (BCP) adalah suatu strategi komprehensif yang dirancang untuk memastikan operasional perusahaan tetap berjalan atau pulih dengan cepat saat menghadapi situasi darurat atau bencana. BCP bukan hanya sekadar pedoman, melainkan suatu pendekatan holistik yang mencakup berbagai aspek bisnis.

Di Indonesia, belum terdapat badan independen yang secara khusus bertugas menanggulangi krisis bisnis. Padahal, keberadaan badan independen yang berwenang menangani krisis bisnis sangat penting.

Seperti contoh, di Amerika Serikat memiliki US Federal Reserve Board, dan Singapura memiliki Monetary Authority of Singapore sebagai badan independen yang bertujuan untuk menyusun langkah-langkah strategis untuk menanggulangi krisis yang kemudian menjadi pedoman bagi pelaku bisnis.
 

BCP dan Manajemen Bencana: Apa yang Membedakan?

Tujuan dari langkah BCP (Business Continuity Plan) dan pencegahan bencana memiliki perbedaan mendasar. Pencegahan bencana berfokus pada perlindungan nyawa dan harta benda, dengan rencana yang menekankan respons awal dalam keadaan darurat.

Disisi lain, BCP (Business Continuity Plan), sesuai dengan definisinya, bertujuan untuk 'mencegah penghentian bisnis'. Oleh karena itu, BCP tidak hanya mencakup respons darurat, tetapi juga rencana pemulihan dan keberlanjutan bisnis. Meskipun demikian, BCP dan pencegahan bencana memiliki keterkaitan erat. Keberlanjutan bisnis bergantung pada perlindungan karyawan dan aset perusahaan, yang juga menjadi fokus utama pencegahan bencana.

Selain itu, karena BCP (Business Continuity Plan) bertujuan untuk keberlanjutan bisnis, terdapat sedikit perbedaan dalam ancaman yang ditargetkan. Sesuai dengan namanya, pencegahan bencana bertujuan untuk mencegah ancaman bencana seperti bencana alam atau pandemi, tetapi BCP sedikit berbeda. Pasalnya, faktor yang mempersulit keberlanjutan bisnis tidak hanya bencana alam. Khususnya dalam beberapa tahun terakhir, termasuk usaha kecil dan menengah, telah menghadapi ancaman serangan siber, dan kita juga harus bersiap menghadapi gangguan rantai pasokan akibat kegagalan sistem dan sebagainya.


 

Perbandingan BCP dan BCM: Ruang Lingkup dan Fokus

Manajemen Kelangsungan Bisnis (BCM) adalah aktivitas strategis di tingkat manajemen yang mencakup kegiatan rutin seperti merumuskan, memelihara, dan memperbarui BCP, mengamankan anggaran dan sumber daya untuk mewujudkan kelangsungan bisnis, menerapkan tindakan lanjutan, melakukan pendidikan dan pelatihan untuk menyebarluaskan inisiatif, inspeksi, dan peningkatan berkelanjutan.

Definisi di atas menunjukkan bahwa langkah-langkah BCP merupakan bagian dari BCM, sebagai strategi manajemen yang diterapkan perusahaan selama kondisi normal. BCM sendiri adalah strategi manajemen yang berfokus pada perencanaan kontingensi terkait aktivitas bisnis.

Contohnya, dalam memilih operasi kritis, manajemen perlu memahami sifat dan fundamental operasi perusahaan secara mendalam. Upaya mengamankan sumber daya manusia dan anggaran untuk kelangsungan bisnis dalam keadaan darurat juga memerlukan peninjauan ulang sumber daya manajemen perusahaan dan peningkatan efisiensi operasional. Proses ini sekaligus mengasah kepemimpinan manajemen. Oleh karena itu, BCM, yang mencakup langkah-langkah BCP, tidak boleh dianggap sekadar 'rencana pencegahan bencana'


 

Tujuan Utama Rencana Kelangsungan Bisnis (BCP)

Perusahaan menghadapi berbagai tantangan setiap hari. Akibatnya, Business Continuity Plan (BCP) seringkali terabaikan, meski dianggap penting. BCP kerap ditunda dengan alasan akan dikerjakan nanti. Padahal, BCP memerlukan investasi yang signifikan, sehingga tak heran jika banyak pelaku UKM merasa BCP mustahil diwujudkan.

Bagian ini akan mengupas tuntas tujuan BCP dan membantu Anda memahami mengapa BCP tetap krusial bagi perusahaan, sekalipun anggarannya besar.
 

Menjamin Keamanan Karyawan, Memastikan Kelangsungan Bisnis

Dalam manajemen bisnis, sumber daya utama yang krusial adalah manusia, uang, barang, dan informasi. Namun, dari semua sumber daya ini, manusialah yang memiliki peran sentral. Dana, peralatan, dan informasi—semuanya tidak akan berarti tanpa sumber daya manusia yang mampu menggerakkan dan memanfaatkannya. Oleh karena itu, karyawan adalah aset terpenting perusahaan.

Oleh karena itu, BCP menjadi sangat penting. Tujuannya adalah untuk melindungi karyawan, karena keberlangsungan bisnis secara langsung berkaitan dengan keselamatan dan kesejahteraan mereka, serta mitra bisnis.
 

Membangun Keunggulan Kompetitif melalui BCP

Meningkatkan nilai perusahaan dalam jangka panjang membutuhkan berbagai langkah, seperti peningkatan profitabilitas, efisiensi investasi, dan pengelolaan keuangan yang baik. Namun, salah satu kunci penting yang tidak boleh diabaikan adalah keberadaan ukuran BCP yang tepat. Ukuran BCP yang tepat dapat memberikan keyakinan kepada investor dan meningkatkan keterlibatan karyawan, yang pada akhirnya berkontribusi pada peningkatan nilai perusahaan. Nilai perusahaan sendiri diukur melalui nilai ekuitas dan utang gabungan yang tercantum di neraca, dan dinyatakan dalam angka nyata.


 

Alasan Utama Mengapa BCP Tidak Boleh Diabaikan

Pentingnya langkah-langkah BCP sudah jelas, tetapi sebuah survei mengungkapkan bahwa perusahaan-perusahaan kecil masih kurang memiliki langkah-langkah BCP.

Survei oleh Institut Penelitian Ekonomi, Perdagangan, dan Industri di Jepang (April 2019) menemukan bahwa hanya 2% perusahaan dengan 20 karyawan atau kurang yang memiliki BCP. Angka ini meningkat menjadi 11,3% untuk perusahaan dengan 21 hingga 50 karyawan, 43,7% untuk perusahaan dengan 301 hingga 1.000 karyawan, dan 69,5% untuk perusahaan dengan 1.001 karyawan atau lebih.

Fakta bahwa sebagian besar perusahaan yang bangkrut sebagai akibat dari penyebaran virus corona baru adalah perusahaan kecil dan menengah (UKM) seharusnya tidak terkait dengan apakah mereka memiliki BCP atau tidak. Di sini kami menyoroti tiga alasan mengapa UKM secara khusus harus memiliki BCP.
 

Meminimalisir Dampak Finansial Bencana dengan BCP yang Efektif

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, BCM, termasuk BCP, adalah bagian dari strategi manajemen risiko. Dengan merumuskan BCP, perusahaan tidak hanya meningkatkan kesiapsiagaan mereka terhadap risiko, tetapi juga meningkatkan kesadaran akan manajemen risiko dalam kegiatan sehari-hari.

Oleh karena itu, ketiadaan BCP bukan hanya mencerminkan kurangnya persiapan menghadapi bencana, tetapi juga kurangnya manajemen yang terstruktur dalam kondisi normal, atau ketiadaan visi jangka panjang. Usaha kecil dan menengah (UKM) seringkali bergantung pada kepemimpinan manajer mereka, di mana manajemen risiko mungkin hanya menjadi tanggung jawab pimpinan senior. Jika kondisi ini terus berlanjut, masalah-masalah manajemen yang krusial akan muncul dan menyebabkan kemunduran bisnis, bahkan tanpa adanya bencana.
 

Merancang Sistem yang Kuat Menghadapi Keadaan Darurat

BCP (Business Continuity Plan) bukan sekedar tindakan sementara untuk pulih dari bencana. Pasca Gempa Bumi Besar Jepang Timur pada tahun 2011, banyak perusahaan Jepang mulai menyusun Rencana Kontinuitas Bisnis (BCP). Namun, survei Tokyo Shoko Research (2023) menunjukkan bahwa hingga tahun 2022, sebelas tahun setelah gempa, masih terjadi 21 kasus kebangkrutan terkait gempa, rata-rata 1,8 kasus per bulan. Angka ini mengindikasikan bahwa meskipun beberapa bisnis mampu bertahan sesaat setelah bencana, fondasi manajemen yang lemah akhirnya memaksa mereka untuk gulung tikar.

Seperti di Jepang, kesadaran akan pentingnya BCP di Indonesia meningkat setelah bencana-bencana besar, seperti gempa bumi Aceh 2004 dan gempa bumi Yogyakarta 2006. Namun, banyak usaha kecil dan menengah (UKM) di Indonesia masih memiliki keterbatasan dalam menyusun dan menerapkan BCP.

Dengan merumuskan dan meninjau secara berkala Rencana Kontinuitas Bisnis (BCP), perusahaan dapat terus menganalisis struktur manajemen dan modal mereka. Hal ini memungkinkan terciptanya fondasi yang kokoh, mampu bertahan dalam situasi darurat, dan menjamin keberlanjutan jangka panjang.


 

Nilai Tambah BCP dalam Menjaga Reputasi Perusahaan

Salah satu faktor yang dapat meningkatkan nilai perusahaan adalah CSR (Corporate Social Responsibility), yang mengacu pada perilaku perusahaan yang bertanggung jawab terhadap para pemangku kepentingan, seperti masyarakat dan pemegang saham.

Survei diatas mengungkapkan bahwa salah satu penyebab utama rendahnya penerapan Rencana Keberlanjutan Bisnis (BCP) di kalangan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) adalah keyakinan bahwa mereka tidak akan dituntut untuk melanjutkan operasional bisnis setelah mengalami kerusakan parah akibat bencana atau kejadian lainnya. Persepsi ini mencerminkan kurangnya kesadaran UKM akan tanggung jawab sosial perusahaan (CSR).

Kegagalan dalam melanjutkan kegiatan bisnis tidak hanya berdampak pada manajer. Investor tentu enggan menanamkan modal pada perusahaan yang tidak memiliki rencana kelangsungan usaha saat bencana. Lebih jauh lagi, tanpa komitmen manajemen untuk menjaga keberlanjutan bisnis, motivasi karyawan pun akan merosot.

Sebaliknya, perusahaan dengan Rencana Kontinuitas Bisnis (BCP) yang kuat akan mendapatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan. Kepercayaan ini dapat membuka akses ke pinjaman dengan persyaratan yang menguntungkan, memungkinkan perusahaan untuk berinvestasi dalam modal demi menjaga kelangsungan operasional.


 

Prioritas Bencana dalam Perencanaan BCP

Tujuan BCP (Business Continuity Plan) adalah mempersiapkan perusahaan menghadapi berbagai jenis bencana, yang dapat mengancam aset fisik (barang dan manusia) maupun non-fisik (informasi). Tiga jenis bencana utama yang perlu diantisipasi dalam BCP akan dijelaskan pada bagian berikut.
 

Bencana Alam

• Gempa Bumi

Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) mencatat peningkatan signifikan frekuensi gempa bumi di Indonesia dalam beberapa tahun terakhir. Sejak 2018, aktivitas kegempaan meningkat menjadi lebih dari 11.000 kali per tahun, dibandingkan rata-rata 4.000-5.000 kejadian per tahun sebelum 2016. Pada tahun 2023, tercatat 219 gempa dengan magnitudo di atas 5,0 dan sekitar 10.570 gempa kecil.

Mengingat potensi kerusakan luas yang dapat ditimbulkan gempa bumi pada infrastruktur transportasi dan jalur kehidupan, perusahaan wajib mempertimbangkannya dalam BCP.

• Banjir

Perubahan iklim menyebabkan peningkatan curah hujan ekstrem di Indonesia, yang berujung pada lonjakan frekuensi banjir besar. Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) mencatat kenaikan lima kali lipat dalam dekade terakhir, dengan curah hujan harian tertinggi di Jakarta mencapai 377 mm/hari. BMKG memprediksi intensitas hujan akan terus meningkat, memperparah dampak banjir terhadap masyarakat dan perusahaan.

Di era digital ini, banyak aktivitas bisnis sangat bergantung pada sistem Teknologi Informasi (TI). Ketika banjir terjadi, infrastruktur pendukung TI, seperti pasokan listrik dan air, dapat rusak. Akibatnya, jaringan dan server mati karena banjir dan pemadaman listrik.

• Pandemi

Pandemi COVID-19 mengakibatkan dampak ekonomi yang signifikan, terutama bagi sektor-sektor seperti restoran, akomodasi, dan pariwisata, yang mengalami penurunan permintaan konsumen secara drastis. Selain itu, langkah-langkah pencegahan penyebaran infeksi, seperti karantina, mengganggu rantai pasokan di sektor manufaktur dan lainnya, memaksa pembatasan operasional bisnis, terutama bagi usaha kecil dan menengah (UKM).
 

Ancaman Akibat Tindakan Manusia

Tindakan manusia dapat menyebabkan berbagai bencana bagi perusahaan, termasuk kebangkrutan pemasok, kegagalan sistem operasional, dan terorisme siber. Terorisme siber didefinisikan sebagai tindakan yang merusak reputasi merek melalui penyebaran perilaku buruk di media sosial, atau serangan siber yang mengganggu sistem operasional perusahaan.
 

Serangan Siber (Cyberattack)

Lanskap kegiatan sosial ekonomi global mengalami perubahan signifikan, terutama dengan maraknya penerapan kerja jarak jauh (telework) dalam skala besar sebagai respons terhadap pandemi COVID-19. Seiring dengan percepatan transformasi digital yang didorong oleh pemerintah, risiko serangan keamanan siber juga meningkat secara eksponensial.

Pemerintah Indonesia telah merumuskan Strategi Keamanan Siber Nasional (SKSN) sebagai upaya memperkuat keamanan siber. SKSN ini menjadi acuan bagi seluruh pemangku kepentingan dalam melindungi ekosistem digital nasional dan meningkatkan kapabilitas keamanan siber. Kepala Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), Hinsa Siburian, menegaskan bahwa keamanan siber mencakup kebijakan yang wajib diterapkan oleh seluruh instansi pemerintah dan sektor swasta.

Penerapan langkah-langkah keamanan siber di Indonesia menghadapi tantangan utama, yaitu rendahnya pemahaman masyarakat mengenai urgensi isu ini. Selain itu, jumlah profesional keamanan siber yang terlatih juga masih kurang. Untuk mengatasi permasalahan ini, pemerintah telah mengeluarkan sejumlah kebijakan, di antaranya Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi dan Peraturan Pemerintah tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik.


 

Implementasi BCP di Skala Internasional

Pentingnya langkah-langkah Business Continuity Plan (BCP) semakin disadari oleh berbagai perusahaan di seluruh dunia. Di Amerika Serikat, upaya promosi BCP telah digalakkan sejak serangan teroris tahun 2001, di bawah kepemimpinan Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS). Salah satu inisiatifnya adalah program 'Ready Business' yang diluncurkan pada tahun 2004, yang menyediakan informasi dan templat BCP yang diperlukan.

Selain itu, wabah global virus corona baru juga menjadi pemicu kesadaran akan pentingnya BCP. Contohnya, pada Februari 2020, di awal masa pandemi, Otoritas Perusahaan Singapura menerbitkan pedoman BCP yang disebut Panduan Perencanaan Kelangsungan Bisnis untuk COVID-19. Pedoman ini mencakup berbagai aspek, termasuk manajemen personalia, proses bisnis, serta manajemen pemasok dan pelanggan.


 

Penerapan BCP di Indonesia

Penerapan Business Continuity Plan (BCP) di Indonesia semakin krusial dalam menghadapi berbagai risiko, baik alamiah maupun non-alamiah. Aspek utama penerapan BCP meliputi regulasi dan kemandirian operasional, serta identifikasi risiko dan mitigasi.

Dalam hal regulasi dan kemandirian operasional, sektor kesehatan diatur oleh Permenkes No. 75 Tahun 2019, yang mewajibkan rumah sakit memiliki rencana kelangsungan operasional saat darurat, termasuk manajemen risiko dan infrastruktur TI yang tangguh. Kementerian Keuangan juga menerapkan BCP untuk layanan perbendaharaan, memastikan pencairan anggaran tetap berjalan meski ada gangguan, melalui sistem otomatisasi dan prosedur layanan yang baik.

Referensi: https://djpb.kemenkeu.go.id/portal/id/berita/berita/nasional/3370-dengan-business-continuity-plan
 

Identifikasi risiko dan mitigasi merupakan langkah penting lainnya. Penerapan BCP melibatkan analisis risiko potensial, seperti bencana alam atau serangan siber, diikuti penilaian dampak dan pengembangan langkah mitigasi. Banyak institusi, termasuk perbankan, melakukan simulasi dan pelatihan pegawai tentang prosedur tanggap darurat dan pemulihan pasca-bencana untuk menguji efektivitas BCP mereka.

Langkah-Langkah Efektif Pengembangan BCP

Setelah memahami tujuan dan pentingnya langkah-langkah Business Continuity Plan (BCP), Anda akan menyadari urgensi pengembangan BCP secepat mungkin. Hal ini berlaku bahkan bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dengan keterbatasan biaya dan personel. Meskipun UKM mungkin menghadapi tantangan dalam mengembangkan BCP yang sekomprehensif perusahaan besar, mereka tetap dapat memulai dengan mengikuti langkah-langkah dasar berikut.

Pengambilan Keputusan Kebijakan

Dalam menyusun Business Continuity Plan (BCP), prioritas utama yang harus ditetapkan adalah keselamatan fisik dan jiwa karyawan. Meskipun tujuan utama BCP adalah kelangsungan bisnis, aspek kemanusiaan tidak boleh diabaikan. Keselamatan karyawan bukan hanya kewajiban moral, tetapi juga merupakan langkah strategis. Karyawan adalah aset paling berharga perusahaan, dan memastikan keselamatan mereka akan meningkatkan keterlibatan serta memperkuat nilai perusahaan secara keseluruhan. Dengan memprioritaskan keselamatan karyawan dalam tindakan BCP, perusahaan menunjukkan komitmen terhadap kesejahteraan mereka, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada kelangsungan bisnis.

Perancangan Struktur Organisasi Efektif

Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah mengembangkan organisasi dan sistem yang efektif. Hal ini mencakup pembentukan struktur organisasi yang mampu bekerja sama secara sinergis dengan berbagai departemen terkait. Dalam konteks ini, penting untuk merumuskan rantai komando yang jelas, serta mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap departemen secara rinci, terutama dalam situasi darurat. Manajemen harus mengambil peran sebagai pihak yang bertanggung jawab utama dalam mengkoordinasikan respons terhadap keadaan darurat.

Meskipun sulit untuk memprediksi secara akurat setiap detail situasi darurat, penyusunan bagan manajemen yang terstruktur sangatlah penting. Bagan ini sebaiknya membagi respons menjadi dua fase utama: 'respons awal' dan 'respons kelangsungan bisnis'. Respons awal berfokus pada tindakan cepat dan tanggap untuk meminimalkan dampak langsung dari keadaan darurat, sedangkan respons kelangsungan bisnis bertujuan untuk memastikan operasional organisasi tetap berjalan setelah keadaan darurat teratasi. Setiap entitas dan langkah yang diimplementasikan harus diatur secara kronologis dalam bagan manajemen, sehingga memudahkan koordinasi dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan.

Memahami Kondisi Aktual

Dalam situasi darurat, kelangsungan operasional bisnis tidak dapat berjalan seperti kondisi normal. Kerusakan infrastruktur dan keterbatasan sumber daya manusia menjadi kendala utama. Oleh karena itu, Badan UKM dalam Pedoman Operasional Penyusunan BCP (Business Continuity Plan) merekomendasikan identifikasi bisnis inti sebagai prioritas utama. Langkah ini krusial untuk memastikan perusahaan tetap beroperasi dengan sumber daya terbatas. Sebagai panduan praktis, perusahaan perlu menganalisis fokus utama yang dapat dipertahankan, bahkan jika hanya memiliki 30% dari sumber daya normal. Analisis ini akan membantu perusahaan menentukan layanan atau produk mana yang paling penting untuk dilanjutkan, sehingga upaya pemulihan dapat lebih efektif.

Evaluasi Dampak Kerusakan

Langkah awal yang krusial bagi perusahaan adalah melakukan analisis mendalam terhadap potensi kerusakan dan risiko yang mungkin dihadapi. Setelah mengidentifikasi berbagai bencana, perusahaan perlu memprioritaskan kesiapan menghadapinya, dimulai dari yang paling mungkin terjadi. Prioritas ini dapat ditentukan melalui dua faktor utama: frekuensi kemungkinan terjadinya bencana dan tingkat keparahan risiko yang ditimbulkan jika bencana tersebut benar-benar terjadi. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada persiapan menghadapi ancaman yang paling relevan dan berdampak signifikan.

Strategi Penanggulangan yang Perlu Dipertimbangkan

Dalam merumuskan dan mengoperasikan Business Continuity Plan (BCP), khususnya bagi Badan Usaha Kecil dan Menengah (UKM), terdapat beberapa tindakan penanggulangan konkret yang direkomendasikan. Pertama, tetapkan target waktu pemulihan yang realistis untuk bisnis inti jika terjadi keadaan darurat. Kedua, lakukan diskusi proaktif dengan pelanggan mengenai tingkat layanan yang dapat dipertahankan selama situasi darurat. Ketiga, identifikasi dan persiapkan langkah-langkah alternatif yang mencakup lokasi bisnis, fasilitas produksi, dan pengadaan pasokan. Dengan mempertimbangkan aspek-aspek ini, UKM dapat membangun BCP yang efektif dan tangguh.

Proses perumusan Business Continuity Plan (BCP) bukanlah tindakan sekali selesai. Melainkan, sebuah siklus berkelanjutan yang memerlukan pengulangan untuk diagnosis, pemeliharaan, dan pembaruan. Bahkan, BCP yang telah dirumuskan di tingkat manajemen pun akan menjadi sekadar "gambaran" jika karyawan tidak memahami atau bahkan tidak mengetahui keberadaannya. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif dengan karyawan sangatlah penting. Idealnya, perusahaan harus menciptakan kesempatan untuk tidak hanya menyadarkan karyawan tentang BCP, tetapi juga menjadikan BCP sebagai bagian integral dari budaya organisasi.

Mengalihdayakan BCP: Pertimbangan dan Pilihan Penyedia Layanan

Di antara para pemilik usaha kecil dan menengah (UKM), mungkin ada yang tidak tahu harus mulai dari mana dalam merumuskan BCP. Badan Usaha Kecil dan Menengah, serta lembaga pemerintah lainnya, menyediakan pedoman dan templat untuk perumusan BCP. Meskipun menggunakan itu sebagai referensi adalah salah satu cara, ada juga opsi untuk meminta pihak eksternal. Di sini, kami akan menjelaskan tentang pihak yang dapat diminta untuk perumusan BCP jika Anda ingin meminta pihak eksternal, manfaat dan kerugiannya, serta kasus-kasus di mana permintaan eksternal cocok.

Opsi Outsourcing untuk Rencana Kelangsungan Bisnis

Dalam menyusun BCP (Rencana Kelangsungan Bisnis), perusahaan dapat memilih antara konsultan BCP profesional dan ahli hukum. Konsultan BCP menawarkan layanan khusus dengan pengalaman lintas industri, memberikan dukungan profesional yang mendalam, meskipun dengan biaya yang lebih tinggi. Di sisi lain, notaris, sebagai ahli hukum, memahami kebijakan dan regulasi pemerintah, serta menawarkan biaya yang lebih terjangkau. Namun, keahlian mereka dalam sistem mungkin terbatas. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kebutuhan spesifik mereka sebelum memilih penyedia jasa yang paling sesuai.

Pro dan Kontra Outsourcing

Mengalihdayakan penyusunan BCP menawarkan keuntungan signifikan dalam penghematan waktu, terutama bagi UKM yang seringkali terhambat oleh kesibukan operasional sehari-hari. Dengan menyerahkan proses ini kepada pihak eksternal, perusahaan dapat mengatasi kendala waktu yang seringkali menunda pengembangan BCP.

Namun, perlu diperhatikan bahwa outsourcing juga memiliki kekurangan, yaitu biaya yang dikeluarkan. Meskipun demikian, berbagai pilihan penyedia layanan tersedia, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan mereka. Penting untuk melakukan riset dan memahami layanan serta efektivitas biaya dari masing-masing penyedia sebelum memutuskan untuk mengalihdayakan penyusunan BCP.

Situasi Ideal Menggunakan Jasa Outsourcing BCP

Outsourcing penyusunan BCP menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang menghadapi keterbatasan waktu atau sumber daya. Bagi perusahaan yang sibuk dengan operasional harian, mengalihdayakan BCP memungkinkan mereka untuk mempercepat proses penyusunan dan mengantisipasi risiko bencana alam atau serangan siber yang tidak terduga.

Selain itu, perusahaan yang kekurangan tenaga ahli atau pengetahuan mendalam tentang langkah-langkah BCP juga dapat memanfaatkan layanan outsourcing untuk memastikan rencana disusun secara komprehensif dan efektif. Meskipun ada biaya yang terlibat, investasi ini sepadan dengan keamanan dan kelangsungan bisnis jangka panjang.

Langkah Penting dalam Penyusunan BCP yang Efektif

Bagi usaha kecil dan menengah (UKM), penyusunan BCP secara mandiri seringkali menjadi tantangan, terutama di tengah kesibukan operasional harian. Namun, penerapan BCP yang efektif tetap dapat dicapai dengan strategi yang tepat. Berikut adalah tiga poin utama yang perlu diperhatikan

Evaluasi Kesiapan BCP Perusahaan Anda

Langkah awal yang krusial bagi perusahaan dalam menghadapi isu apapun, termasuk penyusunan BCP, adalah memahami kondisi terkini. Evaluasi menyeluruh perlu dilakukan untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang telah diambil perusahaan. Secara khusus, perhatikan kesiapan sumber daya manusia, infrastruktur, dan langkah-langkah mitigasi risiko terhadap hilangnya dana, informasi, dan data.

Standarisasi Dokumentasi dengan Templat BCP

Meskipun langkah-langkah BCP perlu disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, tidak semua elemen harus dikembangkan dari awal. Mengingat adanya kesamaan langkah-langkah dalam industri dan kategori bisnis tertentu, perusahaan dapat menghemat biaya penyusunan BCP dengan memanfaatkan templat yang tersedia. Badan Usaha Kecil dan Menengah serta Organisasi Promosi Kelangsungan Usaha menyediakan panduan dan templat yang dapat diakses secara daring sebagai referensi.

Fokus pada Prioritas Utama dari BCP

Hambatan utama dalam penyusunan BCP adalah kecenderungan untuk mengejar kesempurnaan sejak awal. Terutama bagi UKM yang minim pengalaman, upaya untuk langsung menerapkan BCP secara menyeluruh seringkali berujung pada kegagalan. Pendekatan yang lebih efektif adalah memulai dengan langkah-langkah sederhana dan mudah diimplementasikan. Misalnya, pencadangan data ke cloud dapat menjadi langkah awal yang signifikan dalam mencegah kehilangan data dan menjadi dasar dari BCP. Untuk membantu Anda memulai, bagian selanjutnya akan membahas layanan cloud dan alat pencadangan yang direkomendasikan.

Langkah Penting Pasca Penyusunan BCP

Penyusunan BCP bukanlah akhir dari proses. BCP yang efektif memerlukan evaluasi dan pembaruan berkelanjutan. Jangan berpuas diri dengan BCP yang telah dibuat; tinjau isinya secara berkala dan sesuaikan dengan perubahan kondisi. Selain itu, pastikan semua karyawan dan pelanggan memahami BCP agar dapat diimplementasikan dengan lancar saat situasi darurat. Berikut adalah tiga poin penting yang perlu diperhatikan setelah BCP dirumuskan.

Deteksi dan Perbaikan Masalah dengan Pengujian Berkelanjutan

Pengujian berkala Rencana Kontinuitas Bisnis (BCP) dilakukan untuk memverifikasi efektivitasnya dan mengidentifikasi potensi masalah. Proses ini didasarkan pada siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act), yang memastikan pendekatan sistematis dan berkelanjutan.

• Plan (Rencanakan): BCP dirumuskan dengan mengidentifikasi potensi risiko dan mengembangkan strategi mitigasi.

• Do (Lakukan): BCP diimplementasikan melalui simulasi atau latihan, seperti latihan evakuasi bencana.

• Check (Periksa): Hasil pengujian dievaluasi untuk mengidentifikasi masalah atau kekurangan dalam BCP.

• Act (Tindakan): Tindakan perbaikan diambil berdasarkan hasil evaluasi, dan BCP diperbarui sesuai kebutuhan.

Sebagai contoh, dalam pengujian rencana evakuasi bencana, efektivitas metode dan rute evakuasi diperiksa. Masalah yang teridentifikasi kemudian digunakan untuk memperbarui BCP. Setelah pembaruan, informasi tersebut dibagikan kepada semua pihak terkait untuk memastikan kesiapan dan pemahaman yang sama.

Pelatihan Berkelanjutan untuk Karyawan

Rencana Keberlanjutan Bisnis (BCP) yang hebat sekalipun tidak akan efektif jika hanya diketahui oleh manajemen. Agar semua karyawan siap menghadapi bencana, pelatihan rutin sangatlah penting. Pelatihan ini tidak hanya membiasakan mereka dengan panduan, tetapi juga melatih mereka untuk bertindak tenang dan cepat dalam situasi darurat.

Strategi Komunikasi Terbuka dengan Pelanggan dan Pemasok

Kelangsungan bisnis saat terjadi bencana tidak hanya bergantung pada upaya internal perusahaan, tetapi juga pada kerja sama yang erat dengan pelanggan dan pemasok. Terutama bagi perusahaan besar, kolaborasi dengan seluruh rantai pasokan menjadi kunci keberhasilan. Oleh karena itu, setelah menyusun Rencana Kelangsungan Bisnis (BCP), sangat penting untuk membagikan informasi tersebut kepada pelanggan dan pemasok. Lebih dari sekadar berbagi dokumen, usahakan untuk berkomunikasi secara langsung jika memungkinkan, dan bangun kepercayaan yang kuat secara berkelanjutan.

Komputasi Awan Solusi Terbaik BCP bagi UKM

Usaha Kecil dan Menengah (UKM) seringkali mengalami kesulitan dalam menerapkan Rencana Kelangsungan Bisnis (BCP) karena keterbatasan sumber daya. Namun, bukan berarti UKM tidak dapat melakukan apa pun. Kuncinya adalah fokus pada inti bisnis dan memulai dengan langkah-langkah sederhana.

Salah satu langkah awal yang efektif adalah menggunakan solusi penyimpanan data berbasis cloud. Solusi ini membantu memastikan kelangsungan bisnis dengan meminimalkan risiko kehilangan data akibat bencana. Implementasi solusi cloud relatif mudah dan terjangkau, tidak memerlukan investasi besar, keahlian khusus, atau konfigurasi yang rumit. Dengan demikian, UKM dapat memulai BCP mereka secara bertahap tanpa harus langsung mencapai kesempurnaan.

Cloudmatika Cloud Backup Sebagai Layanan Penting untuk Rencana Kelangsungan Bisnis (BCP)

Rencana keberlangsungan bisnis (BCP) yang efektif mencakup perlindungan terhadap dua aset utama: karyawan dan informasi. Cloudmatika Cloud Backup hadir sebagai solusi perlindungan data yang komprehensif, dirancang untuk memberikan rasa aman bagi bisnis dari berbagai risiko kehilangan data.

Cloudmatika Cloud Backup menawarkan pendekatan perlindungan data yang komprehensif dengan konsep "melindungi dan menggunakan data," melampaui fungsi pencadangan konvensional. Melalui metode "pencadangan gambar," Cloudmatika mereplikasi seluruh sistem Anda, termasuk aplikasi, file, akun pengguna, pengaturan, dan sistem operasi, sehingga memungkinkan pemulihan instan jika terjadi kehilangan data. Teknologi ini tidak hanya menyimpan file-file penting, tetapi juga seluruh sistem, memastikan pemulihan yang cepat dan efisien jika terjadi bencana, meminimalkan waktu henti (downtime) dan kerugian bisnis.

Opsi Pemulihan Bencana (DR) memungkinkan peralihan langsung ke mesin virtual di cloud, ideal sebagai ukuran BCP untuk kesinambungan bisnis, dengan "uji coba failover" gratis untuk paket pencadangan reguler. Keamanan data dijamin dengan enkripsi tingkat militer (AES-256) sebelum pengunggahan dan selama transfer, serta Perlindungan Aktif berbasis AI yang mendeteksi dan mencegah serangan ransomware, baik yang dikenal maupun tidak.



Dengan harga mulai dari Rp 220.000 per bulan (termasuk pajak), Cloudmatika Cloud Backup menawarkan fleksibilitas yang luar biasa. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas penyimpanan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dan memilih antara kontrak bulanan atau tahunan. Berbagai lisensi tambahan juga tersedia untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Dengan Cloudmatika Cloud Backup, Anda tidak hanya mendapatkan layanan pencadangan data, tetapi juga ketenangan pikiran yang tak ternilai.

Dukungan pelanggan 24/7 dan jaminan SLA 99,98% semakin memperkuat komitmen Cloudmatika dalam memberikan layanan yang andal. Dengan Cloudmatika Cloud Backup, bisnis dapat fokus pada pertumbuhan tanpa harus khawatir tentang risiko kehilangan data.