SaaS: Solusi Document Management Pertama di Indonesia!

Document Management System merupakan sebuah layanan aplikasi yang digunakan untuk menyimpan maupun berbagi file serta dokumen dalam suatu perusahaan yang di kelola pada satu pusat data sehingga mempermudah user atau karyawan untuk mengelola file atau dokumen tersebut.

Cloudmatika Document Management System adalah Software as a Service (SaaS) pertama di Indonesia yang berjalan di atas platform Cloud. Dengan adanya Document Management ini, Cloudmatika berharap agar setiap perusahaan di Indonesia dapat dengan mudah dalam memberikan akses, menyimpan, maupun mengelola suatu dokumen kepada para pengguna/karyawan yang diizinkan. Document Management System (DMS) sangat bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.

Secara lebih spesifik lagi, DMS memberikan manfaat sebagai berikut:

• Meningkatkan produktivitas proses bisnis
  DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan berinteraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat

• Meningkatnya response time proses bisnis
  Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS

• Menghemat total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
  Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, filling cabinet, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen Anda sekarang. DMS dapat menghemat biaya – biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD

• Menurunkan biaya tambahan
  Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0 Rupiah

• Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
  Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional

• Document sharing dan password management
  Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus, serta memberikan sebuah password untuk sebuah dokumen penting perusahaan sehingga membuat sebuah dokumen lebih aman dan tidak dapat dibaca maupun diubah oleh seseorang yang tidak diizinkan