Kehadiran teknologi cloud storage membuat perusahaan kini dapat beroperasi dengan lebih efektif melalui cloud file sharing. Teknologi satu ini memungkinkan para karyawan untuk dapat mengakses file-file yang mereka butuhkan dengan cepat yang kemudian dapat mendongkrak produktivitas.
Ke depannya, teknologi cloud file sharing, serta cloud computing pada umumnya, akan menjadi alat bisnis yang wajib digunakan bagi bisnis, baik bisnis skala kecil atau besar, untuk terus dapat bertumbuh. Di artikel ini, Anda dapat menemukan latar belakang serta panduan cara menggunakan cloud file sharing untuk kebutuhan bisnis Anda.
Apa itu file sharing?
Konsep dasar komputasi awan, secara sederhana artinya yaitu
file sharing. Meskipun hampir semua orang pernah membaca atau mendengar istilah ini sebelumnya, ada baiknya kita tinjau kembali apa arti dari kata tersebut.
Tren Sebelumnya
File sharing, seperti namanya, mengacu pada berbagi file atau folder antara pengguna satu dengan yang lainnya (seperti antar pengguna komputer) untuk tujuan editing.
Baca Juga:
Langkah serta Manfaat Mengelola Dokumen Kantor dengan Teknologi Cloud Storage
Meskipun file sharing telah digunakan cukup lama di dunia kerja ,terutama melalui penggunaan Local Area Networks (LAN) dengan aplikasi yang sering digunakan yaitu Windows, Mac, atau sistem operasi lainnya.
Kebutuhan Cloud Computing di masa depan
Bagaimanapun juga, seperti yang telah disebutkan di awal artikel ini,
cloud computing menjadi cara utama untuk berbagi file, dan permintaan terhadap cloud computing akan terus meningkat karena dua alasan berikut:
1. Ukuran file yang semakin besar.
Sebelumnya, cara paling umum untuk mengirim file adalah melalui lampiran email yang dikirim melalui LAN. Namun, ukuran file yang semakin besar, seperti gambar dan video, yang dibagikan untuk tujuan kolaborasi bisa melampaui batas ukuran file yang bisa dikirimkan melalui email.
Baca Juga:
Kolaborasi Lebih Mudah dengan 2 Cara Sharing File dengan Tepat
Saat menggunakan cloud untuk berbagi, tidak ada batasan ukuran file. File dapat disimpan di komputer yang ada di cloud dan tautan dikirimkan ke orang lain melalui email atau pesan obrolan, sehingga memungkinkan mereka untuk mengaksesnya melalui link tersebut.
2. Meningkatnya permintaan untuk kolaborasi online terkait kerja remote.
Menurut Biro Urusan Industri dan Tenaga Kerja Metropolitan Tokyo, tingkat penerapan kerja jarak jauh pada bulan April 2021 untuk perusahaan di Tokyo (dengan 30 karyawan atau lebih) mencapai 56,6%.
Kerja remote, yang menyebar dengan cepat sebagai reaksi terhadap kondisi pandemi COVID-19, telah menyebabkan penurunan pekerjaan fisik berbasis kantor dan peningkatan kerja kolaboratif secara online.
Di kantor, karyawan akan dengan mudah mengakses server perusahaan untuk berbagi file atau bertukar file melalui memori USB atau hard drive eksternal.
Namun, dengan kerja remote memerlukan solusi yang berbeda, dan penyimpanan cloud serta layanan file sharing menjadi penting, terlepas dari perangkat atau lokasinya. Juga, cara kerja baru, seperti "Workcation", yaitu kombinasi dari “work” dan “vacation”, menjadi populer.
Penggunaan cloud menjadi mutlak diperlukan supaya dapat bekerja kapan saja dan di mana saja hanya dengan laptop.
Keuntungan cloud file sharing
Seperti pembahasan sebelumnya, penyimpanan cloud memungkinkan berbagi file terlepas dari besarnya ukuran file, jumlah pengguna, atau lokasi. Fitur yang paling menarik adalah ia membebaskan Anda dari batasan ruang dan waktu dan memberikan lebih banyak fleksibilitas.
Berikut adalah beberapa keuntungan lain dari cloud file sharing:
1. Sentralisasi data
Saat berbagi file melalui email atau flash drive USB, setiap pengeditan atau pembaruan harus dikembalikan dengan sistem yang sama.
Melalui perubahan dan pertukaran yang berulang, besar kemungkinannya untuk kehilangan jejak dari file terbaru, dan kesalahan dapat terjadi. Namun, dengan file yang disimpan di cloud, semua pengguna akan selalu memiliki akses ke versi terbaru.
2. Pengurangan biaya dan tenaga kerja
Mempersiapkan, membangun, dan memelihara server internal tidak hanya membutuhkan uang tetapi juga sumber daya manusia. Seiring dengan bertambahnya jumlah data, maka akan semakin banyak dana yang dibutuhkan untuk menambah jumlah server.
Dalam hal ini, layanan cloud dapat diimplementasikan dengan biaya yang rendah dan waktu yang singkat untuk upaya pemeliharaan dan inspeksi internal. Selain itu, memilih layanan “unlimited” (kapasitas tambahan dapat dibeli kapan saja), Anda dapat menyesuaikan spesifikasi secara fleksibel seiring pertumbuhan bisnis Anda dan terus menggunakan layanan tersebut secara yang aman dan terjamin.
3. BCP yang efektif dan DR yang terukur.
Pandemi COVID-19 telah menguji kemampuan perusahaan untuk bisa merespon keadaan darurat. Sehingga penting untuk selalu siap dengan Rencana Keberlangsungan Bisnis (BCP) yang efektif.
Baca Juga: Pengertian Disaster Recovery serta Langkah, Jenis, dan Manfaatnya Bagi Perusahaan Anda
Jika Anda mengandalkan server file Anda sendiri, selalu ada kemungkinan kehilangan data atau kerusakan aset fisik jika suatu saat terjadi bencana. Namun, layanan cloud bisa menjadi pilihan yang jauh lebih aman terutama jika pusat data berada di area dengan risiko bencana yang lebih rendah.
Kekurangan cloud file sharing
Meskipun ada banyak keuntungan menggunakan cloud file sharing, ada beberapa kendala yang perlu dipertimbangkan:
1. Keamanan
Keamanan adalah kekhawatiran yang umum dalam hal penggunaan cloud file sharing. Jika menggunakan LAN perusahaan, jaringan dibangun dengan jangkauan dan akses yang terbatas. Namun, dengan komputasi awan dan koneksi Internet, ada kemungkinan kecil bahwa data dan sistem dapat disusupi.
Dalam hal ini, penyedia layanan cloud menerapkan berbagai langkah keamanan termasuk enkripsi atau sistem otorisasi yang kuat. Sangat penting untuk memilah dan memilih layanan yang memiliki langkah-langkah keamanan yang lebih kuat.
2. Kustomisasi terbatas
Dengan membangun dan memelihara server Anda sendiri, dimungkinkan untuk merancang dan menyesuaikannya secara detail. Seandainya terjadi masalah, maka staf internal Anda dapat segera menyelidiki dan merespons dengan tepat.
Namun, dengan menggunakan jasa penyedia layanan komputasi awan dan cakupan layanannya yang lengkap, tanggapan yang detail dan kostumisasi yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan klien secara spesifik mungkin tidak tersedia.
Bagaimana Cara Memilih Layanan Cloud File Sharing yang Tepat?
Di Indonesia sendiri, Anda akan dapat dengan mudah menemukan banyak penyedia cloud file sharing. Setiap penyedia layanan akan memiliki fitur, storage space, serta harga yang berbeda-beda.
Bagaimana cara memilih layanan yang tepat dari semua opsi yang ada? Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda jadikan panduan:
1. Perhatikan Performa
Langkah pertama untuk memilih layanan cloud file sharing yang tepat adalah dengan memperhatikan performanya. Pastikan layanan yang Anda pilih dapat menangani kegiatan yang membutuhkan beban kerja yang berat, misalnya memindahkan data dengan ukuran yang sangat besar.
Pastikan juga aspek skalabilitasnya. Seiring membesarnya bisnis Anda, tentu Anda akan membutuhkan penyimpanan yang lebih besar. Pastikan layanan file sharing yang Anda pilih memungkinkan Anda untuk lompat ke tingkat atau paket yang lebih tinggi dengan mudah tanpa menyebabkan isu performa apapun dengan harga yang terjangkau.
2. Pilih Layanan yang Bisa Membackup dan Mengarsip
Salah satu alasan perusahaan Anda membutuhkan layanan cloud file sharing adalah untuk backup dan arsip data. Pastikan Anda memilih layanan cloud file sharing yang memungkinkan Anda menyimpan dan memulihkan data dengan mudah.
Lalu, sangat disarankan juga Anda memilih layanan yang memungkinkan Anda untuk melakukan granular recovery atau memulihkan data atau file secara individu tanpa harus memulihkan satu paket backup yang menyimpan data tersebut.
3. Pastikan Keamanan Layanan
Aspek keamanan adalah hal yang tidak bisa Anda kompromikan ketika memilih layanan cloud file sharing untuk perusahaan. Dengan semakin maraknya tren membawa perangkat sendiri atau BYOD, celah-celah kerentanan akan semakin banyak muncul karena perbedaan keamanan dari satu perangkat dari perangkat lainnya.
Pastikan Anda layanan cloud file sharing Anda memiliki sistem pengamanan seperti Data Loss Prevention (DLP) yang dapat mencegah data-data sensitif perusahaan secara tidak sengaja terkirim ke luar atau hilang akibat kecerebohan.
Selain itu, layanan cloud file sharing yang bagus juga harus memiliki sistem administrasi di mana masing-masing orang memiliki tingkatan akses yang berbeda-beda sehingga tidak semua orang dapat mengakses data kritis.
Cloudmatika FileBox: Mudah dan Efisien!
Cloudmatika FileBox memperbesar manfaat dari cloud file sharing dan mengurangi kerugiannya.
Anda bisa bekerja secara remote dan mengakses data dengan mudah dan cepat menggunakan laptop, ponsel, atau tablet dari manapun. Pengorganisasian dan editing dapat dilakukan dengan cloud. Anda juga bisa membagikan file atau folder tanpa batas ke pengguna lainnya menggunakan tautan web.
Tersedia juga pilihan penyimpanan yang fleksibel, tergantung pada kebutuhan Anda. Cloudmatika menyediakan langkah-langkah keamanan yang sangat baik, termasuk otentikasi dua faktor, enkripsi, logging, dan pusat data bersertifikat ISO untuk melindungi data dan sistem Anda yang berharga.
Bagi pengguna Unlimited, harganya mulai dari Rp. 1.250.000, dan promo free trial kami selama 14 hari bisa kamu manfaatkan secara gratis untuk mencoba Cloudmatika FileBox.
Semakin lama kontrak berlangganan, jelas makin hemat. Dengan diskon mencapai 40 Juta rupiah lebih!
Untuk informasi lebih lengkap silahkan menghubungi Customer Support kami.
English
Indonesia