Metode penggunaan file zip yang menggunakan password dalam mengirim dan menerima file untuk tujuan bisnis, sudah sejak lama digunakan di Jepang. Dalam metode ini, file zip yang terenkripsi dikirim sebagai lampiran pada email dan kata sandinya dikirimkan ke alamat email yang berbeda. Namun, metode ini sekarang dianggap memiliki resiko keamanan yang tinggi, dan berbagi file melalui penyimpanan cloud sekarang menjadi hal yang wajar.

Akan tetapi, banyaknya layanan cloud yang beragam semakin mempersulit pengguna untuk memilih layanan yang tepat. 

Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai paket, biaya, fungsi, dan ukuran keamanan penyimpanan cloud untuk perusahaan, serta tips tentang cara memilih layanan yang tepat untuk perusahaan Anda.

Pertama, mari kita lihat tiga poin utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih layanan penyimpanan cloud: jenis penagihan, kemudahan penggunaan, dan langkah-langkah keamanan.

Jenis Penagihan

Kemudahan penggunaan layanan tentunya sangat penting, tetapi biaya implementasi seringkali menjadi tidak kalah pentingnya bagi sebuah bisnis. Pembahasan kali ini akan menjelaskan apa saja keuntungan dan kerugian dari jenis penagihan yang umum bagi layanan penyimpanan cloud.

Penagihan berdasarkan jumlah pengguna.

Skema penagihan jenis ini, biaya yang dikeluarkan sesuai dengan banyaknya jumlah penggunanya.

Keuntungan

• Biaya lebih rendah jika jumlah pengguna sedikit.

Kekurangan

• Biaya lebih tinggi jika jumlah pengguna besar atau meningkat di masa mendatang.

• Kelebihan ruang penyimpanan untuk sejumlah besar pengguna.

• Manajemen yang lebih rumit.

• Menambah beban pekerjaan saat terjadi pergantian karyawan (mengganti ID, kata sandi, dll.)

 

Penagihan berdasarkan kapasitas penyimpanan

Skema pembiayaan seperti ini, biaya yang dikeluarkan didasarkan pada jumlah kapasitas penyimpanan yang diinginkan. Pada umumnya, ada beberapa paket yang akan ditawarkan dan opsi ‘Unlimited users' adalah pilihan yang populer.

Keuntungan

• Efisiensi kerja akan meningkat karena jumlah akun tidak dibatasi..

• Jumlah kapasitas penyimpanan yang tidak terbatas untuk setiap karyawan dan untuk pihak ketiga atau mitra bisnis.

• Biaya menjadi lebih murah jika jumlah penggunanya bertambah.

• Penggunaan ruang penyimpanan yang lebih efisien.

• Manajemen akun yang mudah saat terjadi penambahan atau pengurangan pengguna.

Kekurangan

• Kapasitas ruang penyimpanan setiap pengguna akan berkurang seiring bertambahnya jumlah pengguna jika kapasitas penyimpanan tidak dapat diubah.

• Biaya untuk setiap pengguna akan menjadi lebih tinggi daripada pilihan jenis “billing by user”  jika hanya terdapat satu pengguna atau lebih.

 

Kemudahan Pemakaian

Kemudahan pemakaian juga menjadi faktor yang penting saat memilih layanan penyimpanan cloud. Jika perangkat penunjang bisnis Anda sulit untuk dioperasikan, maka Anda dapat dengan mudah kehilangan bisnis. Perhatikan dua pertanyaan berikut:

 

1. Apakah kita harus mempelajari sebuah sistem baru?

Karyawan pasti akan merasa lebih nyaman dan efisien jika menggunakan sebuah sistem yang sudah mereka kenali. 

Namun, jika mereka harus mempelajari kembali cara mengoperasikan sebuah sistem yang benar-benar baru untuk menggunakan layanan penyimpanan cloud, hal tersebut bisa mengurangi produktivitas dan akan menghabiskan banyak waktu. 

Selain itu, Anda juga harus membuat sebuah buku panduan dan melakukan pelatihan yang pastinya akan membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya.

 

2. Bisakah kita dengan mudah berbagi file dan folder?

Sangat penting untuk ditekankan bahwa Anda dapat berbagi data dalam format yang umum digunakan (Word, Excel, PowerPoint, dll.) dan file dengan kapasitas besar tanpa kendala.

Masalah utama lainnya adalah kemampuan untuk berbagi file dengan pengguna di luar perusahaan Anda melalui perangkat seluler seperti smartphone.

 

Langkah-langkah keamanan

Langkah-langkah keamanan mungkin merupakan faktor terpenting saat memilih layanan penyimpanan cloud. Jika hal tersebut tidak memadai dan data atau sistem Anda terganggu, maka Anda dapat kehilangan kepercayaan dari pelanggan dan mitra bisnis Anda, yang semuanya dapat menyebabkan kerugian dan penurunan kinerja bisnis. 

Berikut adalah beberapa poin yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih layanan penyimpanan cloud:

 

2FA

2FA adalah singkatan dari "Otentikasi Dua Faktor." Langkah standar pertama adalah mengautentikasi pengguna dengan mengenali nama pengguna dan kata sandinya. Jika berhasil dikonfirmasi, selanjutnya ada faktor kedua yang akan digunakan untuk mengotentikasi si pengguna lebih lanjut.

Secara umum, 2FA didasarkan pada dua dari tiga elemen berikut: sesuatu yang hanya diketahui oleh pengguna (PIN, kata sandi, dll.), sesuatu yang hanya dimiliki oleh pengguna (kartu tunai, smartphone, token fisik, dll.), atau karakteristik unik dari si pengguna itu sendiri (wajah, sidik jari, dll).

 

Pembatasan Akses

Dari sudut pandang keamanan, semakin ketat pembatasan akses pada shared folder dan shared file, maka data Anda akan semakin aman. Namun, hal ini dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi pengguna. 

Keseimbangan antara keamanan dan kenyamanan dapat dilakukan dengan cara mengatur izin pengguna untuk mengakses shared folder/file atau dengan cara pembatasan akses berdasarkan perangkat.

Pemantauan log memungkinkan administrator untuk melihat aktivitas setiap akun, seperti penghapusan, upload, dan history. Anda juga harus memeriksa sejauh mana pengendalian file tersebut tersedia. 

 

Apa yang Cloudmatika FileBox dapat lakukan?

Cloudmatika FileBox adalah layanan penyimpanan cloud yang menciptakan model kerja baru dan memungkinkan setiap penggunanya bisa terhubung dengan siapa saja, di mana saja, dan kapan saja. 

Memiliki fitur “Unlimited user” yang memungkinkan Anda untuk berbagi, mengedit, dan menyinkronkan file di perangkat apa pun.

1. Jumlah pengguna tidak terbatas

Pada saat sebagian besar perusahaan lain memiliki sistem satu-pengguna-satu-lisensi, Pilihan layanan Bisnis di Cloudmatika yang ekonomis tersedia mulai dari 1,1 juta perbulan, berapapun jumlah penggunanya. Selain itu, disediakan kapasitas penyimpanan yang sangat besar yaitu 1TB.

Misalnya, dengan 100 pengguna, biaya setiap bulannya sekitar 100 JPY per pengguna. Jika jumlah kapasitas yang jumlahnya sedikit tersebut dialokasikan untuk setiap pengguna, misalnya untuk 1.000 pengguna, maka biaya perbulannya hanya 1300 rupiah saja per penggunanya. 

Semua pilihan paket untuk perusahaan tidak memiliki batasan jumlah pengguna dan memberikan fleksibilitas saat menangani peningkatan staf yang signifikan tanpa biaya tambahan.

2. Menambahkan, mengedit, dan membagikan file dengan sistem yang sudah dikenal.

Cloudmatika FileBox adalah layanan penyimpanan cloud jenis file server. Anda dapat menikmati semua manfaat cloud dengan struktur folder dan sistem operasi yang sudah dikenal. 

Menambah, mengedit, dan menyinkronkan file hampir sama dengan menggunakan Explorer yang ada di komputer. Tanpa batas ukuran file, tidak perlu berurusan dengan pesan kesalahan penyimpanan cloud yang umum: "The import file is too large to upload."

3. Pemulihan file dan kontrol versi yang aman dan mudah

Meskipun ada banyak solusi penyimpanan cloud berkapasitas besar dan berbiaya rendah, keamanan file dan data adalah hal terpenting yang harus menjadi prioritas tertinggi Anda! 

Dengan Cloudmatika FileBox, memudahkan Anda untuk mengirimkan file antara pengguna satu dengan yang lainnya hanya dengan beberapa klik. Tautan web untuk berbagi dapat diatur dengan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa untuk memastikan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Anda juga bisa membuat folder bersama untuk proyek kolaboratif dan mengontrol izin akses folder untuk setiap pengguna. 

 

Mengapa memilih Cloudmatika?

Layanan cloud Cloudmatika telah digunakan oleh pelanggan di seluruh Jepang selama lebih dari 20 tahun.

1. Lokasi yang ideal untuk pusat data layanan cloud

Lokasi pusat data Cloudmatika yang terletak di NTT Jakarta dan GTN Cikarang, memungkinkan data bisa diakses dengan kecepatan yang jauh lebih cepat daripada layanan yang mengandalkan pusat data yang berada jauh di luar negeri. Selain itu, GTN Cikarang jauh dari wilayah metropolitan Jakarta dan relatif tahan bencana, sehingga sangat efektif untuk BCP.

2. Customer support yang sangat baik

Semua staf pusat pelanggan Cloudmatika adalah operator internal yang berdedikasi dan selalu siap untuk membantu Anda memecahkan masalah Anda, karena setiap customer support kami memiliki keahlian dan pengalaman yang luas di bidangnya. 

Kami dapat dihubungi tidak hanya melalui telepon, tetapi juga melalui email dan chat, sehingga Anda dapat yakin bahwa kami akan selalu ada saat Anda membutuhkan kami.

Jika Anda tertarik dengan Cloudmatika FileBox, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami bahkan akan dengan senang hati menyiapkan free-trial untuk Anda!