Mengenal Apa Itu SMTP serta Fungsi dan Cara Kerjanya Pada Email Anda

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari lebih mendalam mengenai apa itu SMTP, mulai dari pengertiannya hingga bagaimana cara SMTP bekerja. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
 

Apa Itu Koneksi SMTP?

SMTP, atau lebih lengkapnya Simple Mail Transfer Protocol, adalah protokol internet yang digunakan untuk mengirimkan surat elektronik (email) melalui jaringan. Pada dasarnya, SMTP adalah aplikasi yang digunakan oleh server email untuk mengirim, menerima, dan/atau menyampaikan email yang terkirim antara pengirim dan penerima email.

Server email SMTP akan memiliki alamat (atau beberapa alamat) yang dapat diatur oleh klien email atau aplikasi yang Anda gunakan dan umumnya akan diformat sebagai smtp.(alamat server).com. Sebagai contoh, server SMTP yang digunakan oleh Gmail adalah smtp.gmail.com. Biasanya, alamat server email SMTP Anda dapat ditemukan di bagian akun atau pengaturan klien email.

Saat mengirim email, seperti dengan host SMTP Gmail, server SMTP akan memproses email Anda, memutuskan server mana yang akan mengirim email, dan menyampaikan email tersebut ke server yang dipilih. Penyedia layanan email dari penerima, misalnya Gmail, kemudian akan mengunduh pesan dan menempatkannya di kotak masuk dari penerima.

Seperti server biasa, server SMTP juga akan memproses data untuk dikirim ke server lain, tetapi memiliki tujuan yang sangat spesifik untuk memproses data yang terkait dengan pengiriman, penerimaan, dan penyampaian email. Selain itu, server SMTP juga tidak harus ada di mesin; server SMTP merupakan aplikasi yang terus berjalan untuk mengantisipasi pengiriman email baru.

Apa Pengertian POP3?

Selain SMTP, ada protokol lain yang harus Anda pahami dalam cara kerja email. Jika fungsi SMTP adalah dalam proses pengiriman email, maka POP3 adalah protokol yang berfungsi dalam penerimaan email.

POP3 bekerja dengan cara mengambil email yang berada di email server dan memindahkannya ke email lokal. Mekanisme ini membuat POP3 tidak membuat salinan email pada server. Oleh karena itu, jika aplikasi email Anda menggunakan protokol ini, akan sangat disarankan bagi Anda untuk membuat salinan email pada server email Anda untuk berjaga-jaga jika Anda menggunakan dua perangkat untuk mengakses email yang sama.

Port yang biasa digunakan oleh POP3 antara lain adalah:
110: port tanpa enkripsi
995: port yang telah dienkripsi oleh SSL/TLS

 

Seberapa Penting SMTP Bagi Sebuah Perusahaan?

Perusahaan perlu mengirim email kepada ratusan hingga ribuan konsumen mereka setiap harinya, atau yang dapat disebut email blast. Namun, layanan email gratis seperti Gmail tidak dapat menangani tugas tersebut. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan server SMTP pribadi agar dapat melakukan email blast.

Server SMTP yang baik dapat memastikan bahwa setiap email yang dikirim perusahaan mencapai kotak masuk konsumen dengan aman. Dengan begitu, perusahaan dapat terus melakukan email marketing melalui email blast untuk menawarkan berbagai macam produk dan promosi, mengirimkan buletin, dan lain sebagainya.

Meskipun ada berbagai layanan SMTP gratis dan murah yang tersedia, perusahaan harus memilih server SMTP yang terbaik, yang mana biasanya berbayar. Server SMTP yang baik memungkinkan perusahaan untuk mengambil kendali penuh atas kampanye email marketing yang dilakukan. Dengan layanan email gratis, tidak ada jaminan bahwa seluruh email akan terkirimkan 100%.

Baca Juga: Mengapa Anda Harus Menggunakan Zimbra Untuk Mail Server Bisnis Anda

Ketika perusahaan menggunakan server SMTP khusus atau layanan SMTP komersial yang disediakan pihak ketiga, perusahaan dapat memegang kendali penuh atas seluruh email yang dikirimkan. Selain itu, seluruh email yang dikirim perusahaan juga sudah pasti akan masuk ke dalam kotak masuk konsumen yang dituju.

Tidak hanya itu saja, server SMTP pribadi juga dapat membantu perusahaan mengirimkan berbagai macam jenis email selain pemasaran, seperti proses pendaftaran konsumen baru, perubahan kata sandi, status pemesanan, dan lain sebagainya. Intinya, seluruh email yang perlu dikirimkan oleh perusahaan dapat terkirimkan 100% bila perusahaan menggunakan server SMTP pribadi.

Apa Saja Keunggulan SMTP?

Setiap perusahaan, apalagi perusahaan yang besar, wajib memiliki server SMTP pribadi. Berikut ini adalah beberapa keunggulan yang bisa dirasakan jika menggunakan server SMTP pribadi.

1. Peningkatan Keterkiriman Email

Manfaat paling nyata yang bisa dirasakan jika menggunakan server SMTP pribadi adalah kemampuan pengiriman email yang lebih baik. Banyak layanan email gratis memiliki tingkat keberhasilan pengiriman yang rendah. Hal tersebut jelas dapat menyebabkan masalah besar di antara perusahaan, klien, dan konsumen.

Memiliki server SMTP pribadi dapat memberi perusahaan tingkat pengiriman email yang sangat tinggi serta rencana cadangan jika ada pengiriman yang gagal. Jika pengiriman email sampai gagal, server SMTP pribadi akan merespons dengan mengirimkan laporan kesalahan sehingga perusahaan selalu dapat menangani situasi apa pun sebelum menjadi masalah.

 

2. Meneliti Email yang Terkirim

Memiliki server SMTP pribadi juga dapat memberi perusahaan manfaat untuk meneliti semua email yang telah dikirim sebelumnya. Tanpa server SMTP pribadi, perusahaan tidak akan memiliki akses penuh ke arsip email yang telah terkirim. Hal tersebut dapat membuat tindakan standar seperti tindak lanjut dan pelaporan menjadi lebih merepotkan.

 

3. Akses Penuh Terhadap Seluruh Email

Hal yang sangat menguntungkan dari memiliki server SMTP pribadi adalah dapat memiliki akses penuh terhadap seluruh email. Hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan. Sebagai contoh, ketika perusahaan mengalami masalah dengan klien atau konsumen karena mereka merasa tidak menerima apa yang mereka harapkan, perusahaan dapat melihat riwayat email yang dikirimkan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Baca Juga: Cara Cara Mengamankan Akun Email Dari Hacker Dengan Efektif

Bagaimana Cara SMTP Bekerja?

Cara kerja dari SMTP sebenarnya cukup mudah dan tidak serumit yang Anda kira. Setelah server SMTP dibuat, klien email dapat terhubung dan berkomunikasi dengan server tersebut. Ketika pengguna menekan "kirim" pada pesan email, klien email akan membuka koneksi SMTP ke server sehingga dapat mengirimkan email tersebut. Catatan: koneksi SMTP dibangun di atas sesuatu yang disebut koneksi TCP, yang merupakan singkatan dari Transmission Control Protocol.

Dari sana, klien SMTP akan menggunakan perintah untuk memberi tahu server mengenai apa yang harus dilakukan dan mengirim data, seperti alamat email pengirim, alamat email penerima, dan isi pesan email. Lalu, Mail Transfer Agent atau Message Transfer Agent (MTA) memeriksa untuk melihat apakah kedua alamat email berasal dari domain email yang sama, seperti gmail.com:

• Jika iya, server SMTP akan langsung mengirim email tersebut.
• Jika tidak, server SMTP akan menggunakan Domain Name System (DNS) untuk mengidentifikasi domain penerima dan kemudian mengirimkannya ke server yang tepat.

Untuk lebih jelasnya, Anda dapat membaca contoh kasusnya di bawah ini!

Agus ingin mengirimkan sesuatu melaku email kepada Asep. Layanan email yang digunakan Agus adalah Gmail, agus@gmail.com, sedangkan Asep menggunakan layanan email Yahoo, asep@yahoo.com. Langkah-langkah berikut ini adalah yang akan terjadi:

• Agus menyusun email, memasukkan alamat email Asep sebagai penerima, dan mengirimkannya.
• Klien email Agus terhubung ke server SMTP domainnya yang mendorong email. Di sini, server email Agus akan berperan sebagai klien SMTP.
• Server email Agus berkomunikasi dengan server email Asep untuk mengirimkan pesan ke Asep.
• Setelah kedua server email terhubung, klien SMTP Agus akan mengirim pesan ke server email Asep. Di sini, server email Asep akan berperan sebagai server SMTP.
• Server SMTP Asep memindai pesan masuk dan mengenali domain dan nama pengguna.
• Server email Asep menerima email, yang kemudian disimpan di kotak surat. Email ini nantinya dapat dibuka dan dibaca melalui aplikasi email, baik itu dari Yahoo atau yang lainnya.

Demikian penjelasan mengenai apa itu SMTP yang perlu diketahui. Ketika mengirimkan email yang banyak, biasanya Anda akan lebih rentan terkena serangan siber melalui email. Oleh karena itu, Anda harus melindunginya menggunakan Cloudmatika Mail Buster.